Dalam merencanakan acara sebesar pernikahan, tentunya ada beberapa hal kecil yang mungkin luput dari perhatian. Berikut beberapa hal selain harga catering pernikahan yang harus anda perhatikan agar biaya catering anda tidak membengkak.
Masalah harga, banyak vendor penyedia jasa catering pernikahan yang biasanya sudah langsung menawarkan dalam bentuk paket, yakni prasmanan dan gubukan atau food stall yang dipasangkan menjadi satu. Harga ini biasanya bersifat fix dan non-negotiable. Namun, itu bukan berarti anda bisa tenang-tenang saja dan langsung pasrah lepas kendali. Masih ada beberapa hal “teknis” yang dapat anda lakukan untuk menekan biaya catering yang dapat membengkak apabila tidak diawasi! Perhatikan beberapa hal berikut ini agar anda dapat menghemat biaya catering pernikahan anda ya!
Usahakan untuk mengukur jumlah tamu undangan yang hadir seakurat mungkin
Hal ini amat sangat penting and cannot be understated! Semakin akurat anda mengukur jumlah tamu yang hadir; maka akan semakin banyak juga biaya yang dapat anda pangkas. Utamanya, pemangkasan biaya ini bersumber dari pemilihan paket yang lebih tepat (misalnya, daripada memesan 250 pax, ternyata berdasarkan hasil perhitungan jumlah tamu yang hadir, paket yang 100 pax saja sudah cukup). Selain itu, jumlah tamu yang lebih sedikit juga artinya anda dapat memodifikasi paket/pilihan menu yang telah tersedia, mengurangi jumlah porsi menu tertentu, dan lain sebagainya (bersambung di bawah)
Nah, untuk LEBIH menghemat biaya lagi, gunakanlah undangan secara online supaya anda tidak perlu kena biaya cetak undangan. Google Forms adalah salah satu platform andalan yang dapat anda coba. Data yang telah dikumpulkan dapat dengan mudah di-convert menjadi spreadsheet excel untuk ditambah, dikurang, dikali, dibagi, bahkan dikategorikan, dsb. Sehingga perhitungan dan perencanaan anda bisa sangat akurat!
Tapi ingat, jangan asal sebar ya! KONTROL DAN BATASI jumlah tamu yang hadir. Sesuaikan jumlah tamu yang hadir dengan budget anda, bukan sebaliknya!
Untuk mengetahui jumlah porsi yang harus anda siapkan, mudah saja. Gunakan formula standar jumlah tamu kali 2 kurang 10%.
Pandai-Pandailah dalam memilih dan mengatur menu
Misalnya, pilihlah lauk yang membutuhkan waktu konsumsi yang lama, misalnya ikan dan ayam bertulang. Kalau anda sediakan fillet, bisa-bisa lenyap sekejap dan kurang porsinya. Sebab yang namanya manusia, kalau diberi kesempatan makan gratis, pasti nambah! Dalam hal ini, tidak ada salahnya anda meminta insight pihak vendor catering yang sudah lebih berpengalaman.
Selain itu, mengenai gubukan atau food stall, ada 2 hal yang perlu diperhatikkan.
Pertama, pilihlah menu yang tidak terlalu fancy; aneh-aneh; dan mencolok. Kalau anda pesan kambing guling misalnya, mungkin orang yang sebenarnya tidak suka pun akan ikut-ikutan mengambil hanya karena penasaran. Tentu ini tidak efisien! Instead, pilihlah menu yang harganya lebih bersahabat, namun tetap disukai banyak orang alias fan-favorites; misalnya, bakso, siomay, dan soto.
Kedua, kurangi variasi/ragam pilihan menu gubukan/food stall. Instead, perbanyak jumlah porsinya!
Kontrol arus keluar masukknya makanan
Kalau anda mengadakan sitting party, ada baiknya gunakan metode piring terbang. Artinya, biarkan pramusaji yang mengantarkan makanan kepada tamu undangan yang hadir. Sehingga arus keluar-masuknya makanan bisa lebih terkontrol. Jika tidak, ada beberapa cara yang dapat anda coba, misalnya food stall 1 baru buka saat 1/3 acara. Food stall 2 baru buka saat 2/3 proses acara, dsb.
Jangan malas bertanya, bernegosiasi, dan tawar-menawar dengan vendor penyedia jasa catering anda
Apabila anda menyewa jasa catering pernikahan yang terkemuka dan telah berpengalaman di bidangnya, biasanya mereka sudah memiliki lebih dari 10 tahun pengalaman. Sehingga, mereka akan memiliki jauh lebih banyak insight ketimbang anda.
Catering pernikahan yang baik akan jujur dan berusaha semaksimal mungkin membantu anda menghemat anggaran anda dan tidak semata-mata hanya memikirkan keuntungan sendiri. Oleh karena itu, jangan malas bertanya, berdiskusi, dan bernegosiasi dengan vendor anda ya!
Beberapa hal yang dapat anda tanya dan negosiasikan misalnya; “ada pilihan/paket promo apa yang bisa lebih hemat buat saya?” “Apabila paket ini menunya diganti dengan ini, apakah boleh saya minta harga lebih murah?” “Minimal pemesanan sekian porsi, tamu saya yang hadir tidak sampai segitu, kurang sedikit, boleh minta diskon harga tidak?” Dan masih buanyak lagi! Selamat bernegosiasi.
Pilihlah untuk mengadakan acara malam hari
Hindari mengadakan acara saat prime-time seperti pukul 12 siang saat orang sedang lapar-laparnya. Instead, adakanlah acara pukul 7 atau 8 malam. Beberapa orang, terutama wanita, biasanya akan mengurangi porsi makan mereka di malam hari karena khawatir akan menambah berat badan. Beberapa tamu yang hadir juga mungkin telah terlebih dahulu makan snack saat tea-time pukul 3 atau 4, sehingga masih sedikit kenyang dan mengurangi porsi makan mereka.
Takut biaya catering pernikahanmu membengkak? KIRANA by Tabletop Catering solusinya! KIRANA adalah wedding organizer milik vendor penyedia jasa catering andalan Tabletop Catering. Dengan KIRANA, urusan acara pernikahan jadi mudah dan murah, sebab selain mencari dan merekomendasikan vendor-vendor terbaik, KIRANA juga akan membantu anda mengatur budget agar efisien dan hemat! Tertarik? Untuk tanya-tanya dan pemesanan langsung saja DM kami di Instagram @tabletopcatering atau @kiranabytabletop